De job van een projectmanager kan hard zijn wanneer budget, deadlines en stakeholders plots allemaal tegen jou blijken te zijn. Op zo’n moment wil je een sterk team ter ondersteuning. Maar wat als zij één van deze uitspraken doen ?
“Dat kan niet worden gedaan”
In plaats van een kort “Dat kan niet gedaan worden” zou ik dan liever horen “dat kan alleen gedaan worden als …” of “dit kan niet, maar we kunnen wel …”.
Stimuleer je team om te denken in constructieve alternatieven. Als problemen op een positieve wijze benaderd worden, zullen ze ook sneller en gemakkelijker opgelost geraken.
“Er is geen andere oplossing”
Zelfs met een open geest een probleem positief en constructief benaderen kan soms nog (net- niet genoeg zijn. Er is altijd meer dan 1 oplossing en wanneer je ze niet identificeert en evalueert, dan mis je de kans om er de juiste uit te kiezen. Het is soms verbazend hoeveel oplossingen een beetje extra moeite kan opleveren.
“Niemand zal het merken”
Deze opmerking komt gewoonlijk wanneer een “sneaky” compromis werd gesuggereerd. De persoon die dit zegt weet dat het fout is, maar suggereert dat het wel goed zal aflopen omdat niemand zich zal realiseren wat werd gedaan, of het pas wordt opgemerkt als het project voorbij is. Dit soort attitude zal misschien werken op korte termijn, doch op lange termijn komt de waarheid toch aan het licht. Ondertussen knaagt het eergevoel en schuldgevoel, wetende dat er iets niet OK is en er niks aan gedaan wordt.
Het is veel beter – en professioneler – om het probleem terdege op te lossen. Indien het toch onmogelijk blijkt, dan is er nog altijd de open communicatie met de opdrachtgever (en stakeholders) om hun advies te vragen over de alternatieven oplossingen die je kan voorleggen.
“We zullen uiteindelijk wel een oplossing vinden”
Iemand die suggereert dat ze “wel een oplossing zullen vinden” zegt eigenlijk dat ze helemaal niet weten wat te doen en dat men hoopt dat het probleem zichzelf oplost met wat Hocus Pocus.
Uit ervaring kan ik zeggen dat de activiteiten die het meest evident lijken, op termijn dikwijls voor de meeste problemen zorgen. Ze lijken zo simpel dat belangrijke stappen worden overgeslagen of dat men shortcuts gaat nemen. Moeilijke dingen krijgen automatisch meer aandacht, al was het nog maar om te begrijpen wat moet gedaan worden.
Men mag niet vergeten dat grote en complexe projecten toch ook maar een aaneenschakeling zijn van kleine taken die op zichzelf gemakkelijk ogen.
“Ik wist niet dat dit moest gedaan worden”
Zorg ervoor dat het team weet wat moet gedaan worden en zorg ervoor dat je er zeker van bent dat ze het weten. Na alle voorbereiding is het niet voldoende om het éénmalig te communiceren.
Elk teamlid moet precies weten wat van hem/haar wordt verwacht en op welk moment. Vertragingen, fouten enz omdat ze het niet weten zijn geen excuus. Zet je deur open voor vragen en communicatie. Zorg dat je bereikbaar bent voor hen om verduidelijking te geven op het moment dat zij dat nodig hebben. Het heeft geen zin om als micro-manager alles voor te bereiden en te controleren. Geef je team ruimte voor creativiteit en leid hen naar de oplossing.
Laat je team werken als een team en niet als een groep van individuen. Zo helpen ze ook elkaar en wordt de output van het team plots veel groter (het geheel is meer dan de som der delen).
