Wat wij in België een “planning” noemen, heet bij de Engelstaligen een “Schedule” ofwel (tijd)schema. Dit is niet de enige spraakverwarring wanneer Belgen/Vlamingen met hun Engelstalige collega’s aan de vergadertafel zitten. Daarom is een juist vocabularium bijzonder handig om fouten en misverstanden te vermijden.
Dit artikel geeft enige toelichting bij de opmaak van een Schedule, de Milestones en de Baseline, maar vooral ook tips voor een handig gebruik.
Intro : Wat is een Schedule ?
Een project schema (Schedule) is een visuele voorstelling van projectactiviteiten op een tijdas.
Deze voorstelling is ook bekend onder de naam stroken diagram of Gantt chart.
Elke horizontale strook stelt een activiteit (of activiteitengroep) voor met een start en einddatum.
Het geheel van stroken geeft een visueel overzicht over hoe de verschillende activiteiten elkaar logisch opvolgen en wanneer ze zich in de tijd aandienen.
Deze werkwijze werd in de jaren 1800 door Henry Gantt uitgewerkt en is vandaag nog steeds een van de meest relevante hulpmiddelen voor een projectverantwoordelijke.
Tip 1 : Graad van detail
Niet iedereen in het project dient op de hoogte te zijn van de kleinste activiteit. In de meeste gevallen is een algemeen overzicht voldoende. Volledigheid, accuraatheid en realisme zijn belangrijker dan een overvloed aan details.
De meeste software tools laten toe om de onderliggende details in te klappen zodat alleen de overzichten zichtbaar blijven.
Tip 2 : Mijlpalen
Elk project heeft in zijn levensloop enkele belangrijke data of mijlpalen, waarop specifieke dingen moeten gebeuren of gebeurd zijn. Deze mijlpalen dienen visueel ook in het schema aanwezig te zijn. Benoem deze mijlpalen duidelijk en vestig hierop ook de aandacht dmv speciale
Tip 3 : Baseline (of referentielijn)
Eenmaal het schema is gerealiseerd, kan het gebruikt worden als referentie om de voortgang van een project te meten tov het oorspronkelijke schema.
Omdat een schema onderhevig is aan wijzigingen, zal het ook regelmatig aangepast worden om de nieuwe realiteit en de voortgang weer te geven. Zonder referentielijn is dit niet mogelijk.
De baseline of referentielijn is dus een snapshot van de huidige situatie – inclusief wijzigingen – tov van de vorige situatie.
Tip 4 : Maak regelmatig updates en een nieuwe baseline
Niet elke wijziging in het schema hoeft een aanleiding te zijn tot een nieuwe baseline, maar een zekere regelmaat of procedure is wel aangewezen om de grootste wijzigingen te documenteren.
De meeste applicaties laten toe om meer dan 1 baseline te bewaren (8 in MS Project).
Het is bijzonder handig om deze baselines te analyseren tijdens de afsluitende Lessons Learned meeting om de oorzaken van de wijzigingen te achterhalen en te documenteren als punt voor verbetering in een volgend project.
Tip 5 : Communiceer over het schema
Zowel de opmaak als de regelmatige actualisatie van het projectschema is bij voorkeur teamwork. Iedereen heeft trouwens een ander type voeling met ofwel het geheel aan taken ofwel met een specifiek taak onderdeel. Samen kunnen knelpunten of onrealistische planningen tot een minimum beperkt worden. Tijdschema’s laten ook toe om in de toekomst te kijken en speciale vereisten naar competenties en workload tijdig bespreekbaar te maken.
