Lijstjes zijn er in overvloed, maar meestal helpen ze ons wel om de belangrijke punten onder de aandacht te houden.
Onderstaand lijstje van “5 tips voor goed projectmanagement” is een klassieker en zal voor sommige lezers misschien niet volledig zijn. Het zijn wel 5 belangrijke punten die aanleiding geven tot problemen wanneer ze onvoldoende aandacht krijgen. Succes !
Ken en gids de stakeholders
Stakeholders zijn personen of groepen die op één of andere manier, direct of indirect betrokken zijn bij het project of die geconfronteerd worden door het projectresultaat. Het is dus evident dat zij over voldoende en juiste informatie dienen te beschikken om steeds een duidelijk beeld te hebben van het project.
Stakeholders kunnen het project positief of negatief beïnvloeden, ook al zijn ze er niet direct bij betrokken. Belangengroepen, buurtbewoners, vakbond, … zijn groepen die een grote druk kunnen uitoefenen om het project in de ene of andere richting te sturen.
Ken vooraf uw stakeholders en weet wat hen beweegt. Gids hen doorheen de projectinformatie en hou ze op de hoogte van het projectverloop. Spreek hun taal en ga er niet vanuit dat alles direct duidelijk en begrepen is.
Verduidelijk de verwachtingen
Iedereen heeft zo zijn verwachtingen, zijn perceptie, wanneer informatie wordt gedeeld. Ons brein is ongeremd om fantastische beelden op te roepen bij het horen of lezen van projectvoorstellen. Maak de verwachtingen duidelijk met alle mogelijke middelen (audio, video, tekeningen, tekst, diagrammen, …). Pas de voorstellingswijze aan aan het doelpubliek. Niet iedereen heeft dezelfde background of interpretatiekracht. Duidelijke verwachtingen vermijden tal van problemen nadien.
Weet wanneer het team wordt ingezet
Projectmanagement is teamplay. Daarvoor hoeft dat team niet continu samen te werken. Het hoeft zelfs niet fysisch bij elkaar te zitten. Virtuele teams of online samenwerken is de huidige trend. Deze extra flexibiliteit introduceert op zich dan ook weer nieuwe uitdagingen die dan ook extra aandacht vragen om geen problemen te krijgen.
Verduidelijk wie (competenties, ervaring, …) wanneer en waar nodig is. Visualiseer de gedeelde verantwoordelijkheid en deel deze informatie met het hele team ; niet alleen met de directe betrokkene. Spreek de betrokkenheid ook vooraf door met de uitvoerder(s) zodat eventuele onduidelijkheden vooraf kunnen uitgeklaard worden.
Hou de communicatie vlot
Een vlotte communicatie is cruciaal opdat alle betrokken partijen de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar zouden hebben. Afhankelijk van het type project en het type communicatie, zijn er tal van verschillende systemen en oplossingen beschikbaar. Elke oplossing heeft zijn prijskaartje ; Ook de gratis oplossingen !
Communicatie is meer dan het creëren en distribueren van documenten. Vlotte communicatie is het pro-actief informeren van de opdrachtgever, de stakeholders en het hele team. Dit vraagt dus een goed uitgekiende strategie en een gestructureerde aanpak.
Wees een Cheerleader
Leiders gidsen hun team en hun volgers op basis van visie en attitude. Hun inspirerende houding zorgt voor natuurlijke motivatie. Managers werken meer op basis van harde feiten en procedures. Hier is een leuk (Engelstalig) artikel over de 5 markantste verschillen tussen een leider en een manager.
Extra tips !
http://businessjournal.gallup.com/content/152756/Run-Successful-Project.aspx
