5 valkuilen bij het plannen van een project

In het Engels betekent “planning the project” letterlijk het maken van het projectplan. Met andere woorden de projectvoorbereiding. In het Nederlands wordt het Engelse woord “planning” dikwijls verward met het opmaken van een project tijdlijn, wat in het Engels eigenlijk “project scheduling” is. Deze verwarring in terminologie kan je ook parten spelen bij een deftige projectvoorbereiding.

Een goede projectvoorbereiding is zoals het bakken van de perfecte appeltaart. Als alle ingrediënten en handelingen correct zijn, dan eindig je met een fantastische lekkere taart. Maar zoals iedereen die zich als eens aan koken heeft gewaagd weet, kan een wijziging in ingrediënten, hoeveelheden en handelingen tot totaal onverwachte situaties leiden, met in het slechtste geval troep klaar voor de vuilbak. Vooral recepten voor desserten vragen een precieze navolging en hebben weinig ruimte voor experimenten om tot het vooropgestelde resultaat te komen.

Bij de voorbereiding of het plannen van een project is dit net hetzelfde. Je volgt een structuur, een recept en je voert de handelingen uit zoals voorgeschreven om tot een professioneel resultaat te komen.  Vele mensen maken echter gebruik van shortcuts en works-arounds om zogezegd sneller klaar te zijn met de voorbereiding. Deze gepercipieerde tijdswinst kost later veel tijd, geld en moeite om de problemen als gevolg van deze shortcuts op te lossen.

Hier 5 meest voorkomende valkuilen :

1. Projectvoorbereiding op een drafje

Zoals hierboven reeds vermeld, is men al gauw geneigd om de tijd die nodig is voor een deftige voorbereiding in te korten zodat men later meer tijd heeft voor de project uitvoering. Dit is ijdele hoop en zichzelf voorliegen, want zo werkt het niet. Jijzelf of de persoon die uiteindelijk het project gaat realiseren wordt onherroepelijk geconfronteerd met deze halfslachtige voorbereiding met alle gevolgen van dien.

Hoe dit te vermijden?

Onderschat de nodige tijd voor een goede voorbereiding niet. Een goede voorbereiding bestaat uit verschillende iteraties om tot de gewenste graad van detaillering en nauwkeurigheid te komen. Vergeet ook niet dat betrokkenen (stakeholders) die input moeten geven, ook tijd nodig hebben.

2. Jouw projectvoorbereiding is alleen een Gantt chart (strokenplanning)

Het opmaken van een Gantt chart of strokenplanning is een essentieel onderdeel van een goede projectvoorbereiding, maar er is meer dan dat. Spijtig genoeg is deze visuele tijdsvoorstelling voor vele projectverantwoordelijken het ultieme onderdeel. Deze Gantt chart of strokenplanning wordt dan met veel poeha voorgesteld en met diezelfde poeha wordt de aandacht afgeleid van de andere essentiële onderdelen van een professionele projectvoorbereiding.

Hoe dit te vermijden?

Vermijd het opmaken van deze Gantt chart totdat alle andere aspecten van de projectvoorbereiding duidelijk in beeld gebracht zijn. Eenmaal de overige project en product componenten uitgediept zijn o.b.v. doelstellingen, verwachtingen, voorwaarden enz., wordt het opmaken van een Gantt chart veel eenvoudiger en inzichtelijker.

3. Jouw projectvoorbereiding is niet aanvaard door de stakeholders

Bij een klein, kort en eenvoudig project(tje) kan je al gauw in de verleiding komen om je projectvoorbereiding niet te presenteren aan de project stakeholders en dus geen goedkeuring te vragen over het geplande resultaat, de benodigde tijd, het budget, enz. Gewoon omdat het voor jou zo evident is en onnodig lijkt. Echter bij gebrek aan goedkeuring van deze stakeholders loop je een groot risico om tijdens project realisatie tegen een serieuze hoop problemen aan te lopen wanneer je resources, commitment of goedkeuringen nodig hebt om verder te gaan.

Hoe dit te vermijden?

Zorg ervoor dat je de (key) stakeholders zo vroeg mogelijk in jouw project identificeert. Elk project heeft stakeholders, hoe klein dit ook is. Indien de stakeholders geen tijd hebben om je projectplan (= je project voorbereiding) te lezen, som dan de belangrijkste punten even op en overloop deze samen met hen. Vergeet niet om hun goedkeuring te noteren en te officialiseren.!

4. Jouw project beschikt bij de start v/d realisatie niet over alle informatie

Eén van de grootste oorzaken van project falen zijn ontbrekende of onvolledige eisen en (rand)voorwaarden bij aanvang van de project realisatie. Deze ontbrekende of onvolledige eisen en (rand)voorwaarden resulteren dan al gauw in wijzigingen, verloren werk, extra kosten, vertragingen, enz.

Hoe dit te vermijden?

Werk met een gestructureerde projectaanpak , afvinklijsten of het Project Model Canvas om de nodige project info te verzamelen tijdens de projectvoorbereiding. Zorg ervoor dat de juiste mensen (stakeholders) geïnterviewd worden met betrekking tot het project doel en het project resultaat.

Deze aanpak duurt misschien iets langer, maar zal er zeker voor zorgen dat je nadien minder problemen hebt, waardoor de kans op succes enorm vergroot.

5. Jouw project is niet het enige project in de organisatie

Jouw project is per definitie uniek en misschien organisatorisch ook wel belangrijk, maar het is niet het enige project. Er zijn weinig of geen projecten die geen invloed ondervinden van andere projecten die lopen in de onderneming. Zo kan je bijvoorbeeld resources (mensen en middelen) moeten delen met andere projecten, of zijn er contradicties in de prioriteiten tussen jouw project en de andere. Indien je je niet bewust bent van deze situatie(s), kan je enkele belangrijke risico’s en voorwaarden missen, die later een harde en ongewilde impact kunnen hebben.

Hoe dit te vermijden?

Tijdens de projectvoorbereiding die je jezelf te informeren hoe jouw project past in de totale scope van alle projecten binnen de organisatie. Vraag duidelijke info op i.v.m. de raakvlakken en eventuele afhankelijkheden. Mocht deze info nog niet bestaan, neem dan het initiatief of dit overkoepelende overzicht op punt te zetten.

Conclusie

Vele artikels over project planning en project voorbereiding, hebben het over de noodzaak van een project plan als key succes factor voor jouw project. Echter een snelle en vluchtige opmaak van dit plan is niet genoeg. Je dient ervoor te zorgen dat je voorbereiding goed doordacht is en dat alle aspecten afgedekt zijn. Deze extra aandacht en tijd kunnen het verschil maken tussen succes of flop.

Mijn Eerste Project is een eenvoudig stappenplan voor een profesionele start, op basis van het Project Model Canvas.