Projectmanagement en projectmatig werken zijn hip. Niemand wil achterblijven en tracht dan ook zo goed mogelijk mee te zijn met deze nieuwe trend.
Optimalisatie van reeds aanwezige processen ligt voor de hand, doch behoed u voor deze 5 veel voorkomende fouten.
1 Te weinig, te beperkt
“Voorzichtigheid is de moeder van de porceleinkast”. Te voorzichtig is soms ook niet goed omdat dan de gewenste optimalisatie niet bereikt wordt. De te beperkte implementatie vraagt dan een parallel lopen van oude en nieuwe processen, waardoor dat er extra werklast onstaat ipv een verminderde werklast.
2 Te veel tegelijk
De optimalisatie wordt als olifant in de organisatie gedropt. Teveel processen en systemen worden tegelijk gewijzigd waardoor onvoorziene situaties kunnen optreden, dikwijls ook met ongewenste gevolgen. Een gefaseerde invoering kan dit vermijden.
3 Te complexe oplossing
KISS : Keep It Simple and Smart. Vele optimalisaties worden gestuurd vanuit kant-en-klare oplossingen op basis van fancy software systemen. Er wordt te weinig aandacht gegeven aan de onderliggende prcessen die door mensen worden uitgevoerd. De oplossing wordt zo complex, dat ze niet geragen wordt door de gebruikers, en vervolgens ook niet gebruikt wordt.
4 Onvoldoende geïntegreerd
De gekozen optimalisatie staat veel te los van de overige kernprocessen waarmee ze moet samenwerken. Het kan misschien wel werken als losstaande entiteit, doch bij informatieuitwisseling met externe processen loopt het mank.
5 Te weinig momentum en daadkracht
Een optimalisatietraject dient net zoals een ander project een goede voorbereiding te krijgen. Een duidelijk plan en een cordate aanpak zijn ook hier een vereiste voor een geslaagd resultaat. Te weinig momentum en/of te weinig aandacht resulteren onherroepelijk in te weinig daadkracht. De gevolgen spreken voor zich.
Conclusie
Optimaliseren is ook een vorm van veranderen en veranderen stuit dikwijls op weerstand. Ook al ben u zelf erg overtuigd, u staat er meestal niet alleen voor. Het hele team, of de hele afdeling, of het hele bedrijf zal ergens ook wat mee moeten veranderen. Dit verandertraject op zich kan ook leiden tot stress.
Schrijf u in voor eBook “10 tips voor minder project stress”.
