Voor vele projectmanagers is vergaderen bijna een hoofdactiviteit. Als projectverantwoordelijke hoort het nu éénmaal bij je rol als organisator en coordinator. Hier 8 tips voor efficiënt vergaderen.
Communicatie is cruciaal voor een goede samenwerking tussen partijen in een project. Vergaderen is manier om informatie te delen.
Om een oplossing te bieden aan het fenomeen van “vergaderitis” of “praatbarak” geven we hier 8 tips voor efficiënt vergaderen.
Soorten vergaderingen
Je kan vooraf enkele vergadertypes definiëren die elk een bepaald doel en opzet hebben. Zo zijn er bv. :
- Informatievergadering : hier wordt informatie gedeeld op een informatieve, mededelende wijze
- Werkvergadering : heeft tot doel om samen een probleem op te lossen
- Coördinatievergadering : heeft tot doel om afspraken vast te legen ivm uit te voeren activiteiten en de onderlinge coördinatie op elkaar af te stemmen
8 Vergadertips
- Bezorg iedereen vooraf een uitnodiging MET agenda van de vergadering
- Geef eventueel voorbereidend werk (te lezen documenten)
- Leg een start- en einduur vast ; Begin en stop tijdig !
- Behandel de belangrijkste punten eerst
- Notuleer zorgvuldig of delegeer dit aan een secretaris
- Sluit agendapunten af met duidelijke beslissingen en/of acties (wie,wat,wanneer)
- Sluit de vergadering met een rondvraag
- Verdeel de notulen en actielijst binnen de 24 uur
Zorg tevens voor een eenvoudig informatiebeheersysteem waar notulen, actielijsten en andere relevante projectinformatie kan verzameld worden. Zodoende kan het volstaan om een link te versturen ipv de originele documenten.
