Dit artikel is verschenen in CxO magazine #116 van JUN 2013.
De beleving van het project resultaat.
Er zijn verschillende types van projecten die elk hun eigen type aanpak vereisen. Allemaal hebben ze tot doel om binnen afgelijnde criteria een oplossing af te leveren. De meeste projecten hebben als doel om een bepaalde situatie te optimaliseren en dus knelpunten weg te werken. Een groot deel van het project succes zit hem in de implementatie van de eind oplossing in de gebruiksomgeving. Reeds van bij aanvang (idee vorming en uitwerking) wordt rekening gehouden met de eind omstandigheden om een soepele integratie mogelijk te maken, doch er is nog steeds ruimte voor verbetering.
Het gaat om mensen en mensen zijn van nature egoïstisch. Elke verandering in hun onmiddellijke omgeving wordt als een bedreiging aanzien, waardoor ze zich bewust of onbewust afwijzend of negatief opstellen t.o.v. deze wijziging. Een deel komt voort uit onwetendheid of angst die ontstaat via foutieve informatie of speculatie door onduidelijkheden.
Deze afstandelijke houding kan zelfs tijdens het project een negatieve sfeer creëren, waardoor het hele project in gevaar komt. Men heeft als projectmanager de verantwoordelijkheid om voldoende duidelijke informatie te bezorgen aan alle stakeholders (zie artikel “Stakeholders: Wie zijn ze, wat drijft hen?“). Als de negatieve perceptie niet tijdig wordt gestopt, kan men in een situatie verzeilen waar elke positieve oplossing een druppel op een hete plaat is.
Change Management : de begeleiding van de verandering
De projectmanager zorgt ervoor dat het projectresultaat beantwoordt aan de doelstellingen welke zijn geformuleerd in de project charter. De “business justification” gaat misschien nog een stapje verder. Hoe past dit project in een groter geheel? Niet alle organisaties nemen dit stukje informatie mee op in de projectbeschrijving, waardoor de projectmanager niet altijd op de hoogte is. In vele IT-projecten ziet men een strijd tussen business verantwoordelijken en projectmanagers vanwege andere en/of tegenstrijdige belangen.
In deze problematiek komt het belang van een PMO (Project Management Office) of andere coördinerende cel naar voor. Hoe zitten projecten aan elkaar gekoppeld? Wat zijn de onderlinge interacties? Wat is de impact van het ene project resultaat op het andere? De PMO verantwoordelijke of een change manager kan hier een oplossing bieden. Deze kijkt niet inhoudelijk naar 1 project, doch naar de synergie en symbiose van alle projecten samen in de gebruiksomgeving.
De Change Manager
De change manager zorgt er ook voor dat de implementatie van het project resultaat ook soepel verloopt. Hij zorgt voor een vlotte en aangepaste overgang van de “oude” naar de “nieuwe” situatie. Dit omvat tal van facetten : zorgen voor betrokkenheid en draagvlak, communicatie, training, testgroepen, nazorg, enz.
De beleving
De eindgebruikers beleven alleen het eindresultaat. Zij hebben geen weet van de huzarenstukjes die het projectteam heeft gerealiseerd om dit resultaat te bereiken. Zij zijn weinig of niet geïnteresseerd in de budgettaire complicaties, maar wel geïnteresseerd in de positieve elementen dat het projectresultaat zal opleveren in hun eigen, persoonlijke werksfeer. Het is de taak van de change manager om deze positieve beleving zo maximaal mogelijk te benadrukken.
Conclusie
Een goede voorbereiding en opvolging van de project implementatie na oplevering, is minstens even belangrijk als het project tijdig en binnen budget afronden.
