Veel tijd en moeite gaat verloren tijdens het niet vinden van een document of de informatie die je zoekt. In de meeste gevallen wordt dan de informatie opnieuw verzameld en worden documenten opnieuw gecreëerd. Een gemiddelde kenniswerker spendeert tot 1,5 uur per dag aan het zoeken naar documenten en informatie, met een grote kans om het niet te vinden. Kan dit verbeterd worden ?
The cost of not finding information
Ik durf te zeggen dat Hans van Heghe – CEO van Knowliah – een guru is in het domein van knowledge management, de extra laag bovenop document en informatie management.
Hans heb ik leren kennen in 2005 toen we een eerste poging waagden om project management te vereenvoudigen voor kleine ondernemingen. Hij had toen reeds de visie en missie om de klassieke “zoek en vind” te verbeteren.
In 2003 heeft hij onderstaande video (3 min) gemaakt over de verspilling van tijd en moeite tijdens een niet succesvolle zoektocht naar documenten en informatie. Niet alleen de cijfers van verspilde tijd zijn verbijsterend, maar ook de totale kost van dit onproductieve werk!
Is opslag in de cloud een oplossing ?
Ondertussen kennen we allemaal Dropbox, Google Drive, Sharepoint, OneDrive en zoveel andere producten die ons toelaten om onze documenten eender wanneer en vanaf iedere mogelijke locatie te benaderen. Zelfs soepel delen of samenwerken met vrienden en collega’s is standaard ingebouwd.
Dankzij Microsoft en de eerste versies van Windows in de jaren 1980, hebben we geleerd om folders of mappen te gebruiken en een boomstructuur van folders op te zetten. Gelukkig zijn we inmiddels ook al lang niet meer beperkt tot de maximum 8 + 3 lettertekens voor de bestandnaam en extentie.
De eenvoud van dit systeem laat toe om onbeperkt folders aan te maken en de meest creatieve bestandnamen te bedenken. Het grote minpunt aan dit systeem is echter dat er geen filosofie achter zit om snel en eenvoudig dingen terug te vinden wanneer je gaat zoeken in een structuur die je niet zelf hebt opgezet (en zelfs in je eigen structuur als het wat langer geleden is).
Binnen projecten is er dikwijls een zeer ruim scala aan documenten en informatie uit diverse bronnen en in verschillende formaten. Hier geldt ook de regel “time is money” ! Dat wil zeggen dat informatie en documenten snel en eenvoudig moeten kunnen teruggevonden worden. Niet zomaar informatie ; maar wel de meest actuele, correcte en goedgeurde versies.
Onze partner SMARTdoc heeft tevens een handige cloud oplossing ontwikkeld voor het eenvoudig terugvinden van gedigitaliseerde informatie en documenten.
Een andere oplossing
PM Studio™ is een gestructureerde aanpak voor het plannen en beheren van eender welke set van activiteiten om iets te realiseren. Dit kan een simpel en eevoudig event zijn (wat we vandaag ook reeds een projectje noemen) tot een groot en complex project met verschillende deelnemers en een lange looptijd.
Alle informatie gerelateerd aan planning en uitvoering wordt verzameld via templates (sjablonen). Zodoende wordt niks vergeten, maar blijft ook de structuur bewaard en het overzicht behouden. Eén van deze templates is het Project Model Canvas, een one-page overzicht om het project idee te structureren in herbruikbare informatieblokken.
Deze oplossing is ook cloud-based, zodat er locatie onafhankelijk kan gewerkt worden en informatie ook gemakkelijk kan gedeeld worden met de overige project deelnemers.
Omdat de informatie gevat zit in herbruikbare blokken, is het niet nodig om deze in elk (nieuw) document opnieu te typen of uit een vorige versei te kopiëren. De meest actuele informatie is dus eenvoudig herbruikbaar in verschillende documenten.
Dankzij de unieke opzet van dit systeem, is het terugvinden van relevante project informatie ook zeer eenvoudig. Elke project deelnemer heeft – in functie van zijn lee/schrijf rechten – steeds toegang tot de meest actuele informatie.
Zelfs voor het opstarten van een nieuwe project kan de structuur van een vorig, gelijkaardig project gebruikt worden.
