Wie wil er geen succesvol project ? Teveel aandacht gaat naar de oorzaken van mislukkingen in projecten. In dit artikel belichten we deze topic met een positieve blik. Succes in 4 stappen!
Projecten zijn per definitie uniek en éénmalig, dus zit er steeds een stukje onzekerheid aan vast. Zelfs projecten die sterk op elkaar gelijken hebben nog steeds ergens een onbekend deel en de vrijwillige medewerking van Mr. Murphy die steeds dingen laat fout lopen.
Nu zijn er 3 mogelijkheden :
- doe niets en laat de zaken op zijn beloop -> garantie op mislukking
- doe iets en leer leven met de klassieke problemen -> 50% kans op succes
- werk pro-actief aan de succes elementen -> 90% kans op succes !
4 Stappenplan naar (meer) succes
De grootste toegevoegde waarde voor succes zit in de voorbereiding. Waar er vroeger gemakkelijk werd beknibbeld op de voorbereiding, is er nu gelukkig terug een duidelijke trend naar meer kwalitatief voorbereidend werk.
Stap 1 : Initiëren & Plannen
“If you fail to plan, you plan to fail”.
Teveel projecten starten met geen of een onduidelijk plan. Plannen is cruciaal om succesvol te zijn.
Beschrijf zo goed mogelijk de doelen van het project, waarom je dit project wil doen, wat het gaat oplossen/bijbrengen en ook wat niet in dit project vervat zit. Je kan hiervoor een checklist (afvinklijst) gebruiken of een standaarddocument (Project Charter).
De Project Charter en het Project Plan beschrijven duidelijk volgende karakteristieken van het project : wat, waarom, wanneer, waar, wie en hoe.
Stap 2 : Organiseren
Informeer uw team bij aanvang over de doelstellingen van het project. Zorg ervoor dat alle elementen die nodig zijn voor het eindresultaat bekend zijn. Een handig hulpmiddel hierbij is de WBS (Work Breakdown Schedule) – een grafische voorstelling van alle bouwstenen van het project.
Naast een inhoudelijke beschrijving (de project scope) is er ook nood aan een tijdlijn met mijlpalen. De project bouwstenen en hun respectievelijke taken komen ook op deze tijdlijn. Zo krijg je een duidelijk overzicht wat wanneer moet gebeuren en is ook hier een pro-actieve opvolging mogelijk.
Last but not least is er ook een duidelijk inzicht nodig in de kosten. Projecten zijn niet gratis. De WBS met de bouwstenen helpt ook hier een handje om inzicht en structuur te krijgen in de diverse kosten.
Scope, Tijd en Geld zijn de 3 belangrijkste pilaren voor een succesvol project.
Het organiseren is een iteratief process waarbij projectinformatie vollediger en nauwkeuriger wordt naarmate deze stap meermaals wordt doorlopen. Eenmaal men de gewenste kwaliteit aan informatie heeft kan men over gaan naar de volgende stap.
Stap 3 : Realiseren, Coordineren & Communiceren
Als het voorbereidende werk gedaan is, kan gestart worden met de realisatie. Een optimale samenwerking van teamleden onderling, al dan niet in combinatie met externen, zal leiden tot het beoogde resultaat.
Opdat dit resultaat ook succesvol zou zijn is een goede coördinatie noodzakelijk. Net zoals aan kapitein op zijn schip of een dirigent voor het orkest. Hier komen de leiderschapskwaliteiten van de projectverantwoordelijke naar voor.
Samenwerking vraagt ook een goede communicatie en duidelijke afspraken. De projectleider treedt hier op als moderator en zorgt ervoor dat iedereen de juiste informatie krijgt op het juiste moment.
Stap 4 : Afsluiten
Af is af. Als het beoogde projectresultaat bereikt is (tot voldoening van iedereen), sluit dan het project ook formeel af. Zo voorkom je dat je nog een lange tijd met losse eindjes blijft zitten die op termijn voor wrevel kunnen zorgen.
