U kent het wel : “hadden we daar maar eerder aan gedacht!”.
Bij aanvang van een project even wat meer tijd nemen om alles goed te evalueren en vooral goed te documenteren, bespaart een hoop ellende tijdens de realisatie.
Hier wat Tips & Inspiratie om uw volgende project een succesvolle start te geven.
Ik ga op reis en neem mee : …
U kent dit spel zeker en vast. Het houdt de kinderen bezig tijdens de reis, maar helpt ook nadenken en onthouden.
Bij aanvang van een project doet u ongeveer hetzelfde : u denkt na over wat er moet gebeuren en wat u graag zou willen dat er gebeurd. Iedereen heeft zo zijn beeld over “het project” en ziet het resultaat net even iets anders dan de rest van het team. Het duidelijk vastleggen van een gezamenlijk eindobjectief is cruciaal voor een goede starten een rimpelloos verloop.
Waarom het warm water opnieuw uitvinden ?
Telkens opnieuw beginnen met een blanco blad is misschien leuk, maar niet erg efficiënt. Start met een sjabloon (template) of afvinklijst (checklist) om informatie te vergaren en zodoende niks te vergeten. Verzamel ook – indien mogelijk –informatie en ervaringen uit vroegere, gelijkaardige projecten.
Als u gewend bent te werken met een PM methode, dan kent u waarschijnlijk wel de PID (Prince 2 – Project Initiation Document) of de Project Charter (PMI PMBoK). Maar ook zonder gebruik te maken van één of andere methode of standaard, zijn dit soort start-documenten toch wel erg handig.
Wat dient minimaal aanwezig te zijn in dit start-document ?
- Waarom doen we dit project ?
- Wat willen we bereiken, oplossen, … ?
- Op welke feiten, veronderstellingen en aannames is dit gebaseerd ?
- Wat gaan we doen ? Wat gaan we niet doen ?
- Wat zijn mogelijke alternatieven ?
- Wie is (in)direct betrokken ? Voor wie doen we het ?
- Welke business drivers zijn aanwezig (of niet) ?
- Welke economische parameters justifiëren dit project ?
- Wat zijn de kritische succes factoren ?
- Welke risico’s kunnen we tegen komen ?
- Enz.
Dit document helpt u en uw team om grondig na te denken over de inhoud en het nut van het project idee. Door dit regelmatig te verfijnen zullen misverstanden weggewerkt worden en zal het ook de communicatie tussen de verschillende belangengroepen vergemakkelijken.
Duidelijke taal schept ook inzicht en vertrouwen. Het helpt ook om een duidelijk Plan van Aanpak te ontwikkelen. Als het doel duidelijk is, zal ook de weg ernaar toe duidelijk zijn.
Meer tips in het GRATIS eBoek “Mijn Eerste Project” en het GRATIS eBoek “10 tips voor minder project stress”.
