U herkent vast en zeker de situaties waar er onnoemelijk veel wordt vergaderd en er dan nog nauwelijks tijd overblijft om de afgesproken acties ook echt uit te voeren.
Resultaat : uitstel, frustratie, ongenoegen, enz.
Oplossing : zorg voor “maak-tijd“.
Afhankelijk van het soort vergadering kan je deze vergadertijd bestempelen als “denk-tijd” of “reflectie-tijd”. Je gaat in groep werken rond een specifiek thema. De meeste vergaderingen sluiten af met een actielijst die wordt verdeeld over de aanwezigen.
We werken meestal in parallel aan verschillende dossiers en zijn misschien ook nog betrokken in diverse werkgroepen: Dus nog meer vergaderingen en nog meer actielijsten.
Allerlei systemen (GTD, time management, “Remember-the-Milk“-achtige apps, enz) proberen ons nu te ondersteunen en de gaten in ons geheugen te dichten. Echter een dag heeft slechtst 24 uur waarvan we er gezondheidshalve toch 7 à 8 uur dienen te spenderen aan slaap. Hoe geraken we dan aan extra tijd ?
Reorganisatie -> Efficiëntie
Reserveer een blok – halve of hele dag – in je agenda die dient om ongestoord acties af te werken waarvoor je verantwoordelijk bent en die je zelf kan doen. Dit is de “maak-tijd” of “creatie-tijd“.
Spreek in groep af dat iedereen zoveel mogelijk dit blok op hetzelfde moment inplant. Zodoende werkt iedereen op hetzelfde moment ongestoord (iedereen respecteert elkaars “do not disturb” moment). Dit vraagt natuurlijk een aangepaste mindset : vooraf alle nodige info verzamelen, geen afspraken, geen telefoons, geen … . Dus alleen beschikbaar zijn voor echt dringende gevallen.
Het effect is fenomenaal : iedereen heeft er een goed gevoel bij (lijstje afgewerkt), alle acties worden ook daadwerkelijk uitgevoerd op het afgesproken moment (zekerheid), men voelt dat het systeem werkt (rust & vertrouwen) en de workload wordt beter beheersbaar.
Wil je nog meer tips, lees dan ons eBoek “10 tips voor minder project stress“.
Heb je zelf tips of advies, laat het ons weten via onderstaande comments.
