Laat ons even veronderstellen dat je weet wat GTD® is. Heb je ooit al eens geprobeerd om dit toe te passen in een project management context ? En zo ja, was je in staat om dit langer dan 1 maand vol te houden ? Hoe reageerden jouw collega’s hierop ?
Wat is GTD® ?
Alvorens bovenstaande vragen te beantwoorden, laat ons eerst even verduidelijken wat GTD® eigenlijk is.
GTG – Getting Things Done – is een systematiek om controle te krijgen over ideeën en taken die jouw brein vanuit diverse hoeken bestoken. Of het nu gaat over privé dingen, zakelijke taken, project gerelateerde activiteiten, eenvoudige reminders, enz. Het maakt niet uit wat het is en hoe het tot bij jou komt. De GTD systematiek laat toe om deze dingen eenvoudig te registreren – zodat je ze niet vergeet – en er later (op het juiste moment) er ook iets mee te doen. Zo verkrijg je een gecontroleerde (werk)omgeving waarbinnen je jezelf stressvrij kan bewegen.
GTD werd bedacht en ontwikkeld door David Allen, een wereldwijd gerenomeerde expert in persoonlijke en organisatorische productiviteit.
Hoe GTD toepassen in projecten ?
Zoals hierboven reeds werd aangehaald omvat GTD je hele leven. Dus niet alleen business gerelateerde tijd, maar ook privé aangelegenheden.
GTD is geen tooltje om gauw even wat to-do’s te noteren zoals andere apps als WunderList, Todoist, Remember the Milk, etc, maar het is een werkwijze om alles te capteren wat in je brein opkomt. Later kan je daar een urgentie en/of allocatie aan toevoegen.
David Allen vat dit samen in deze Five Steps:
- Capture – Collect what has your attention
- Clarify – Proces what it means (be clear, not vague)
- Organize – Put it where it belongs (like clean desk)
- Reflect – Review frequently (like in Scrum)
- Engage – Just do (don’t procrastinate)
Elke dag doorloop je jouw GTD lijst plan je de volgende activiteiten (next action items) : volgende dag(en), volgende week, … . Eén keer per maand overloop je een grotere tijdspanne : volgende maand, volgend kwartaal, volgend jaar. Dankzij deze review techniek, ontsnapt niks aan je aandacht en kan je de juiste activiteiten inplannen op het juiste ogenblik en met de juiste focus.
Net zoals in je dagelijkse privé leven, heb je ook in je professionele activiteiten een continue instroom van ideeën, to-do’s, dingen die je niet mag vergeten te doen of te vragen, enz. Normaal gezien (en hopelijk voor jou) noteer je deze direct in je dagboek of notitieboek. Nadien overloop je jouw notities en kan je jouw next activities inplannen of delegeren naar je team. ZO behoudt je overzicht en inzicht in de hoeveelheid werk.
- What if you had a tool that enables you to record any type of idea or activity inside your daily project management system.
- What if you could easily elaborate these notes with additional information and attachments.
- What if you could plan and time these actions on a timeline.
- What if you could delegate these actions to your team from within the same application
Wouldn’t that be a great timesaver ?
PM Studio™ Platform
We hebben het GTD concept geïntegreerd in het PM Studio Platform. Het noemt Daily Log en het werkt als een digitaal notebook.
- No need to retype your notes into another application
- Elaborate information with new additions
- Delegate or involve coworkers to get things done.
