Voor de meeste mensen is een Gantt Chart iets typisch voor project management. Het is een stroken diagram dat het tijdsverloop van een project grafisch weergeeft. Zo heb je in een handig visueel overzicht de belangrijkste activiteiten en mijlpalen van een project op een tijdsas.
Nu zijn er tal van gespecialiseerde software applicaties die dit soort diagrammen kunnen tekenen zoals bijvoorbeeld Microsoft Project, GanttProject, Asana, Wrike en vele anderen.
In bepaalde gevallen heb je die specialisatie niet nodig om een eenvoudig verloop van jouw project te visualiseren. Je kan dan aan de slag met wat gefriemel in Microsoft Excel, of dankzij een ingebouwde template in Microsoft Powerpoint.
Wat is een Gantt Chart ?
De Gantt chart werd geïntroduceerd door Henry Gantt einde jaren 1800. Hierbij werd de duurtijd van werkpakketten of activiteiten d.m.v. stroken gevisualiseerd op een tijdsschaal. Deze tijdsschaal kan opgedeeld worden in dagen, weken, maanden of jaren zijn. Meestal werkt men met weken of dagen.
In 1984 werd Microsoft Project gelanceerd. Deze applicatie is helemaal gebouwd rond de visualisatie van werk (taken/activiteiten) op een tijdsschaal. Later werd daar ook nog de onderlinge afhankelijkheid tussen taken aan toegevoegd.
Hoe maak je een Gantt chart in Microsoft Powerpoint ?
Microsoft Powerpoint is inmiddels onderdeel van Microsoft Office365. Het is geen project management software , maar een presentatie tool. Toch biedt het enkele leuke features om project management boodschappen te communiceren naar je publiek. In dit geval de planning en/of de voortgang van je project.
Deze Gantt Chart template is beschikbaar in de Windows en Mac versie van Microsoft Powerpoint. Sommige instructies zijn wel typisch voor de Windows of de Mac versie.
- Open Microsoft Powerpoint
- Klik op Nieuw of Nieuw van Sjabloon
- Typ “Gantt Chart” in de template zoekbalk en druk [Enter]
- Je krijgt nu 5 Gantt diagram sjablonen te zien
In dit voorbeeld nemen we de “Blauw Gantt-diagram over twee jaar”
Dubbelklik op deze template (of klik op de knop “Maken”) en een nieuwe presentatie dia wordt gemaakt o.b.v. dit sjabloon.
Opmaak van de Microsoft Powerpoint dia.
Hieronder zie je de standaard opmaak van het gekozen sjabloon. Vanaf nu kan je alle onderdelen aanpassen aan jouw project en zelfs extra elementen toevoegen.
In onderstaand beeld hebben we de opmaak aangepast aan ons project en/of onze organisatie.
Voortgangsrapportering van het project
Indien je dit soort visuele voorstelling wil gebruiken om de voortgang van jouw project te communiceren, dan voeg je ook nog wat referentie gegevens toe zoals: actuele situatie en oorspronkelijke situatie.
In dit voorbeeld doen we een voortgangsrapportering op 15-april-2021. Dit wordt gemarkeerd door een rode lijn.
Taak 1 is afgewerkt tot 10-april (zie gearceerde deel). Deze visualisatie geeft aan dat taak 1 vertraging oploopt t.o.v. het oorspronkelijke plan (donkergroene achtergrond) en dat deze vertraging gerelateerd is aan subtaak 1.A die nog niet gestart is op het moment van de rapportering.
Dit beeld geeft dus op een eenvoudige wijze een snel inzicht in de actuele situatie van een project. Voor een algemene rapportering kan dit voldoende zijn. Voor een gedetailleerde project management follow-up met correctieve acties is dit waarschijnlijk onvoldoende.
Gerelateerde lectuur
