Als project manager of als team lid zul je meer dan eens een inschatting moeten maken : hoe lang gaat het duren, hoeveel gaat dit kosten, hoeveel mensen zijn daarvoor nodig ?
Om een correcte of realistische inschatting te kunnen maken, heb je ook accurate gegevens nodig. Hoe kan je nu “(on)zekerheid” laten reflecteren in jouw inschatting.
Ik ben recentelijk een interessante tool tegengekomen van William W. Davis, MSPM, PMP, (the Project Management Superhero) om dit te realiseren.
Estimating or guessing ? That’s the question.
Een inschatting maken lijkt soms wel op gokwerk of natte-vinger werk, al dan niet onderbouwd met vuistregels of een goed buikgevoel. Maar als je de juiste feiten en gegevens beschikbaar hebt wordt het een berekende inschatting (calculated estimate) in de plaats van giswerk (guesstimate).
William W. Davis heeft zijn kennis en ervaring in dit domein gebundeld in een Microsoft Excel rekenmodel. Hij gebruikt de klassieke 3-punts PERT methode (Project Evaluation and Review Technique) in combinatie met statistiek wiskunde.
Klassieke 3-punt schatting
De klassieke PERT methode gebruikt 3 waarden om de uiteindelijke geschatte waarde zo accuraat mogelijk te berekenen. Het blijft dus een schatting en het is geen exacte waarde. Er zit dus een fouttolerantie op. De berekening zorgt er wel voor dat de foutmarge zo klein mogelijk is, ofwel dat de accuraatheid van de schatting zo groot mogelijk is.
- minimum (MI),
- most likely (ML),
- maximum (MA)
De geschatte waarde wordt dan berekend als volgt : (MI + 4xML + MA) / 6
Dit is pure wiskunde en hier wordt geen rekening gehouden met de accuraatheid van de 3 basiswaarden MI, ML en MA.
De SPERT methode van William
De extra “S” staat niet voor SuperHero of SuperPower, maar verwijst naar Statistiek en Sensing (aanvoelen).
Statistical PERT – kortweg SPERT – is een 5-stappen proces, maar de Excel template van William doet het in 3 stappen. De originele 5 stappen zijn:
- Identify a minimum, most likely and maximum outcome for some uncertainty
- Calculate the expected value using the PERT formula
- Make a subjective judgment about how likely the most likely outcome really is
- Calculate a standard deviation
- Choose any probabilistic estimate that fits your desired risk level
De SPERT templates doen stappen 2 en 4 voor jou, en de statistische functies in Excel doen de rest in step 5.
GRATIS !
William biedt enkele Statistical PERT voorbeeld workbooks en templates, GRATIS aan op zijn website.
William W. Davis wil zoveel mogelijk mensen laten kennismaken met de kracht van SPERT , en hij wil vooral zakenmensen en project managers aanmoedigen om inschattingen beter te onderbouwen om zodoende het decision-making proces te laten baseren op meer accurate informatie ipv op veredeld giswerk.
