In een vorig artikel hadden we het reeds over multitasken met als besluit : doe het niet als je betere resultaten wil. Dus als je gevraagd wordt om meer dan één project tegelijk te managen, lijkt het evident dat je hier ook zegt : dat doe ik liever niet om betere resultaten te behalen.
Toch is er een oplossing. Werkt volgens een systeem/structuur. Zo hou je de dingen netjes bij elkaar en verlies je geen overzicht en inzicht.
Tip 1 : hou de projecten apart
Dit is misschien wel de meest belangrijke tip van allemaal. Zorg ervoor dat de projectinformatie duidelijk gescheiden blijft van elkaar. Zowel op papier als op je PC, maar ook in je hoofd.
Niet evident wanneer de projecten op elkaar gelijken en zelfs wanneer je met dezelfde teamleden gaat samenwerken op deze projecten.
Van zodra je begint te mixen, hou je het niet meer uit elkaar en blijft deze mengelmoes je achtervolgen.
Maak dus duidelijke afspraken om in alle communicatie slechts 1 project (of 1 onderwerp) te behandelen. Mix de informatie niet in emails of tijdens vergaderingen. Het vraagt wat discipline van iedereen, maar op termijn zal het zijn vruchten afwerpen en vooral voor meer duidelijkheid en minder problemen zorgen.
Tip 2 : Bepaal de prioriteiten
Het zou een ongelofelijk toeval zijn dat al deze projecten een identieke tijdslijn zouden volgen of dezelfde prioriteit zouden hebben. Mocht dit wel zo zijn, dan kan ik je aanraden om een interfererend project te delegeren naar iemand anders.
Voor de projecten die onder jouw bevoegdheid vallen zal je dus prioriteiten moeten vastleggen. Afhankelijk van de stakeholders en hun specifieke noden, kan de Eisenhouwer matrix een handig hulpmiddel zijn om zicht te krijgen op prioriteiten.
Zonder duidelijke prioriteiten loop je het risico om eerst die zaken aan te pakken waar je het meest mee vertrouwd bent, of die het gemakkelijkst zijn, of waar je het minste weerstand zal ondervinden. Dit is heel natuurlijk, maar kan ongewenste gevolgen hebben. De rest blijft liggen waardoor het project aandacht verliest en achterstand oploopt.
(Noot : op moeilijke momenten kan het wel aangewezen zijn om even een – korte – gemakkelijke taak af te handelen om zo terug een goed gemotiveerd gevoel te krijgen. Hierdoor zullen de moeilijke taken ook terug vlotter verlopen.)
Tip 3 : Beheer je tijd
Timemanagement en time keeping zijn cruciaal voor een goed draaiende werkomgeving. Stress en plotse urgentie hebben dikwijls als oorzaak een slecht beheerde agenda.
Hou dus de tijdlijn van je project goed onder controle en wees goed op de hoogte van belangrijke mijlpalen tijdens de uitvoering. Zorg ervoor dat de vereisten om een mijlpaal succesvol te passeren, voldoende vooraf bekend zijn.
Samen met je team kan je ook inschattingen maken mbt de hoeveelheid werk en de benodigde tijd, zodat mijlpalen ook realistisch kunnen ingepland worden op de tijdlijn. Zo kan je je werk (en dat van je team) perfect organiseren en gecontroleerd naar de mijlpaal toe werken zonder stress.
Tip 4 : Delegeer
Goed kunnen delegeren is een ongelofelijke kwaliteit. Echter het is niet voldoende om gewoonweg taken/opdrachten aan anderen toe te wijzen. Er is ook nood aan een stimulerende/motiverende aanpak opdat de andere deze opdracht met plezier zal aanvaarden en uitvoeren. Zo is er ook nood aan begrip en aanvaarding dat de andere de opdracht misschien op een andere wijze zal uitvoeren dan jij zelf, maar toch ook het gewenste eindresultaat bereikt.
Delegeren heeft tal van voordelen :
- Je kan werk uit handen geven zodat je tijd vrij krijgt voor andere zaken.
- Werk waar je zelf niet goed in bent, wordt best door anderen gedaan
- Werk waar je wel goed in bent, kan je uitbesteden aan nieuwelingen, zodat zij wat kunnen bijleren en groeien. Tegelijkertijd kan je zelf werken aan meer moeilijke onderwerpen.
Goed delegeren laat het hele team groeien en geeft jou een aanzien als expert en leider.
