Dit artikel is verschenen in CxO magazine #118 van JUL 2013.
Wat hebben we geleerd ?
Wat vandaag normaal lijkt is ooit ergens bedacht, ontwikkeld en gerealiseerd. Al dan niet projectmatig en veelal gebaseerd op “trial en error”. Men bouwt continu voort op vorige ervaringen : de “Lessons Learned”.
Geïnspireerd door Icarus, slagen de gebroeders Wright erin om in 1903 als eersten een gecontroleerde vlucht uit te voeren met wat we gerust een “vliegend tuig” mogen noemen.
In 1969 (slechts 66 jaar later) liepen Neil Armstrong and Buzz Aldrin als eersten op de maan.
In 2007 werd een ruimtesonde met ion-propulsie motor gelanceerd richting Ceres – de kleinste dwergplaneet in ons zonenstelsel en gelegen tussen Mars en Jupiter.
Stuk voor stuk spectaculaire prestaties en evoluties, net zoals de vooruitgang in de Aardse luchtvaart met nieuwkomers zoals de Airbus A380 en A350 of een Boeing Dreamliner. Vooruitgang op vlak van veiligheid, milieu impact, comfort, enz.
Maar toch moeten we opmerken dat kleinschaligere projecten deze evolutie niet volgen. Ondanks de grote en inspirerende voorbeelden, wordt bij “kleinere” projecten te weinig aandacht besteed aan de Lessons Learned. Teveel projecten starten zonder input van de getrokken lessen uit vorige, gelijkaardige projecten. Waarom leren we niet uit onze ervaringen ? Omdat ze er niet zijn misschien, of niet gedocumenteerd, of niet toegankelijk ?
De Lessons Learned Track Record
Gelukkig komt er gestaag verandering in de situatie, doch het was geruime tijd zo dat “Lessons Learned” sessies pas werden georganiseerd op het einde van het project – als ze dan al werden georganiseerd. Veel informatie was dan al niet meer beschikbaar of de ware toedracht van de feiten was niet meer helemaal bekend. Anderzijds werden meestal alleen die partijen uitgenodigd die positief nieuws brachten. Confrontaties werden zoveel mogelijk vermeden om “oude wonden” niet opnieuw te openen. Het documenteren werd als een belastende noodzakelijkheid gezien wat de kwaliteit van het document niet echt bevorderde en de herbruikbaarheid nadien hypothekeerde.
Zo pleit ik voor een Lessons Learned Track Record (of logboek) . Elke projectmanager zou – naast de vele andere documenten en lijstjes – ook een Issue Log en een Change Log moeten hebben. Deze lijsten enerzijds de problemen en oplossing op en anderzijds de aangevraagde wijzigingen (met goedkeuringsstatus). Twee interessante bronnen die aangeven hoe goed de voorbereiding was en hoe het project verder verloopt. Aangevuld met andere projectinformatie, kan men hieruit conclusies en aanbevelingen trekken : Lessons Learned !
Continuous Improvement
Men hoeft dus niet te wachten tot het einde van het project om een reflectiemoment in te lassen. Elke voortgangsvergadering (progressmeeting) of steering committee presentatie of overleg met een belangrijke leverancier, kan een aanleiding zijn om even bij de feiten te blijven stilstaan en leering te trekken uit de voorbije periode : wat was goed en dienen we te koesteren ? Waar is er ruimte voor verbetering, optimalisatie ? Wat liep echt fout en moet dringend aangepakt worden?
Continue verbetering (Plan-Do-Check-Act of de Deming cirkel) zijn dus ook hier van toepassing.
Nuttig hergebruik
“Wat baten kaars en bril als de uil niet zien wil ?” Een oud gezegde met veel waarheid. Indien de ervaringen en aanbevelingen niet op een gestructureerde wijze worden gedocumenteerd enerzijds en anderzijds nieuwe projecten geen toegang hebben tot deze informatie, zal het dode letter blijven. Hier biedt kennis- en informatiemanagement een oplossing. Net zoals alle andere projectinformatie, dient ook deze waardevolle informatie zijn plaats te krijgen. Werkprocessen, procedures, richtlijnen enz, dienen projectverantwoordelijke erop te wijzen dat deze informatie beschikbaar is en dat deze dient geconsulteerd en gebruikt te worden in de nieuwe Project Charter.
Conclusie
Wie, waar, wanneer en hoe de Lessons Learned worden geregistreerd is onderliggend aan het principe : gewoon doen ! Ook dit is een proces dat alleen maar kan geoptimaliseerd worden wanneer het aanwezig is en gebruikt wordt.
