Multitasking en Multi Projectbeheer

We worden allemaal overdonderd door tal van taken die uit verschillende hoeken op ons afkomen. Professionele dagtaak, vergaderingen, actielijsten, probleemsituaties, privé, email inbox, telefoon, enz. Al die dingen moeten op één of ander moment gedaan worden. Sommigen zijn gebonden aan een deadline, terwijl andere acties wat meer flexibel zijn in de tijd. Vergeet dan ook niet de tijd en energie die nodig is voor de opvolging van zaken die je hebt uitbesteed aan anderen, of waar je eigen actie afhankelijk is van de input/feedback van anderen.

Hoe pak je dat nu best aan ?

Omdat je in projecten met verschillende mensen samenwerkt, is een individuele of persoonlijke oplossing misschien niet helemaal afdoende. Idealiter zou iedereen volgens dezelfde manier moeten werken om het geheel te laten slagen. Echter een groep mensen anders laten werken is niet altijd evident. Daarom enkel tips die je zelf kan toepassen. Je medewerkers zullen een positieve vooruitgang merken en automatisch jouw werkwijze overnemen.

Tips & Tricks

Multitasking bestaat maar is niet efficiënt. Het is een fopmiddel om zogezegd dingen sneller voor elkaar te krijgen. Tal van studies hebben aangetoond dat mensen die multitasking minder gefocussed zijn dan zij die zich slechts richten op één ding tegelijk. Anderzijds is ook gebleken dat multitaskers over het algemeen in totaliteit meer tijd nodig hebben om een pakket aan acties correct af te ronden dan singletaskers. Naast gebrek aan focus gaat een 2^de deel van de extra tijd verloren aan correcties van fouten. Dus vergeet multitasking als oplossing voor efficiënt en effectief werken.

Er bestaat een ruim aanbod aan literatuur en informatie over GTD (Getting Things Done) van David Allen. Een handige systeem en werkwijze om de volledige instroom van acties en informatie te beheren en een short list van next actions te bekomen. Doch ook dit generalistische systeem heeft een personalisatie nodig om op jouw specifieke situatie toepasbaar te zijn. Het vraagt ook een minimum aan motivatie en discipline.

Toch enkele positieve punten uit GTD : de “2 minuten regel”. Basis filosofie achter deze regel is dat je per input dient te overwegen of het meer dan +/- 2 minuten in beslag zal nemen om het direct uit te voeren

Duurt het langer dan is het opportuun om dat gewoon op één van de GTD lijstjes in te plannen voor latere actie.

Een 2^de nuttig punt uit de GTD methode is het feit dat er reflectiemomenten worden ingebouwd. Aan het begin van de week is er de planning en aan het einde van de week is er de reflectie : wat heb ik gepresteerd ?. Ditzelfde stramien is er ook op dag- en maandbasis (en zelfs op jaar niveau). Beiden dus met een andere graad van detail en met aan andere focus. Maar het werkt om gestructureerd te werken en om focus te houden.

Aanvullend en handig is het gebruik van de Eisenhouwer matrix (of Prioriteitendiagram of Dringend/Belangrijk matrix). Dit concept wordt toegeschreven aan de Amerikaanse president Eisenhower die het voor zichzelf gebruikte en er zijn medewerkers mee opvoedde. Het concept is vooral beroemd geworden door Stephen Covey (7 Habits of Highly Effective People). Dit systeem helpt jou te beslissen wat je moet en wat niet (eventueel uitbesteden) en wanneer.

Hoe zit dat nu met multi project omgevingen ?

De GTD methode spreekt ook over projecten. Projecten zijn een groep van acties die samen leiden tot het gewenste resultaat. Ook binnen projecten dient men vooraf te plannen en vervolgens te verifiëren Hier dient dus ook “the next action” bepaald te worden. GTD geeft verder weinig uitleg over hoe je een project echt aanpakt. Daarvoor is er dan weer andere literatuur die gaat over project management.

In dit artikel gaan we er nu van uit dat de multi-project situatie zich afspeelt binnen dezelfde onderneming.

We gaan er ook van uit dat het merendeel v/d projectmedewerkers een minimum basis kennis heeft van projectbeheer of projectmatig werken en de bijhorende begrippen.

Vervolgens dient men erop te focussen dat het gros van de projecten op min of meer dezelfde wijze worden aangepakt, maw ze volgen een gestructureerde aanpak die aansluit bij het type projecten en de andere bedrijfsprocessen. Overkoepelend is er een multi-project overzicht (project portfolio) al dan niet aangevuld met een PMO (Project Management Office). Dit fungeert als controletoren en coordineert de onderlingen samenwerking en/of concurrentie tussen de verschillende projecten. Dit overkoepelend coördinatiecentrum zorgt voor een optimale aanwending van de beperkte middelen die door alle projecten worden aangesproken (meestal is er een conflict mbt beschikbaarheid van mensen).

Net zoals de GTD methode, zal ook een project portfolio coördinatie op geregelde tijdstippen een planningsmoment en een reflectiemoment moeten inlassen. Ook hier zal de focus op verschillende detaillagen liggen (korte, middellange en lange termijn). In functie van veranderende factoren en prioriteiten zullen ook “next actions” herschikt en/of gewijzigd worden.

Conclusie

Op alle actie niveaus (multi-project, single-project, eigen werklast, werkpakket, actie) is er steeds een planning moment (het vooruit kijken), een realisatiemoment en een verificatie moment (het terugkijken) nodig. Diverse systemen en technieken helpen om het overzicht te bewaren (GTD, lijstjes, …) doch de zwakke schakel blijft de mens die oiv stress de discipline durft te lossen om de zogezegde dringende zaken voorrang te geven. Men vervalt dan ongewild in een multitasking of “brandjes blussen” situatie waarvan we allemaal de gevolgen kennen. We verliezen focus en hollen achter de feiten aan. Er is dan plots ook geen tijd meer om “het systeem” te beheren.

Zorg ervoor dat je jouw systeem onder controle houdt. Zo verval je niet terug in oude (slechte) gewoontes.