Een project is net zoals een reis die jou leidt van start naar finish. Dit kan een leuke ontspannende trip zijn of een stresserende onderneming.
Project predictability – de voorspelbaarheid van een project – vereist dat je bij aanvang een goed inzicht en begrip hebt van alle criteria en voorwaarden, zodat je een goede inschatting kan maken van de nodige tijd en budget om het project succesvol te volbrengen. Dit inzicht is ook nodig om de best passende werkwijzen, methodes en processen te kiezen.
Ik heb al heel wat verschillende werkwijzen gezien om een project te definiëren en om een project life cycle of tijdlijn op te zetten. Sommigen duiken heel snel in allerlei details en bouwen een omvangrijke en complexe Gantt Chart met zelfs tal van microscopische activiteiten. Anderen slagen er zelfs niet in om een lijn te tekenen tussen 2 sleutelmomenten in het project.
Onze Project Model Canvas is reeds 1 handige tool om jouw ideën gestructureerd op papier te krijgen, maar laat ons nu even kijken naar de tijdlijn zelf.
De Project Roadmap
De Project Life Cycle noemen wij de project roadmap omdat dit het traject aangeeft van start naar finish, net zoals op een echte wegenkaart. Het is net zoals een trip plannen van Brussel naar Parijs per auto. Je kan blind de GPS instructies volgen, of je kan vooraf even kijken op de kaart langs waar je gaat rijden. In de eerste optie heb je geen flauw benul langs waar je traject loopt. De GPS geeft je instructies die je waarschijnlijk slaafs volgt. In de tweede optie weet je wel hoe het traject verloopt en heb je toch ietwat controle over dit traject. Je kan eventueel een ommetje maken om onderweg een leuke bezienswaardigheid te bezoeken.
Dus het is logisch om alle logische stappen of etapes in je traject vooraf te kennen en in te plannen voordat je start.
Wij hebben een universele project roadmap uitgetekend die bestaat uit project fases en sub-fases, ook wel stages genoemd. Elke fase en stage hebben hun eigen set van projectmanagement activiteiten die jou helpen te focussen op jouw taak en verantwoordelijkheid als project manager.
Project activiteiten nemen gewoonlijk meer dan één dag in beslag om te volbrengen. Daarom zijn er ook verschillende iteraties nodig om de voortgang te meten en te bewaken enerzijds, en om anderzijds aanpassingen aan te brengen in geval van knelpunten of wijzigingen.
Project fases en stages zijn typisch voor de klassieke waterval-aanpak, terwijl iteraties en continue optimalisaties typisch zijn voor de Agile approach.
Wij hebben beiden gecombineerd in 1 systeem : the PM Studio™ Project Roadmap.
Dagelijkse en Wekelijkse activiteiten
Ongeacht in welke fase of stage van het project je actief bent, je zal altijd aandacht moeten hebben voor de voortgang van de huidige activiteiten en de nodige voorbereidingen moeten maken voor het aankomende werk.
Onze vooraf gedefinieerde dagelijkse en wekelijkse activiteiten helpen jou om in een pro-actieve modus te blijven en bewaken jou om niet in een re-actieve (of firefighting) modus te vervallen.
In combinatie met de fase en stage gerelateerde activiteiten, heb je full control zoals een professionele project manager.
PM Studio™ System
Alle activiteiten (Dagelijks, Wekelijks, Fase, Stage) worden uitgelegd in het PM Studio™ System.
