Project Dashboard

Één van de kernpunten van succesvol projectmanagement is het duidelijk definiëren van de te behalen objectieven of doelen. Daar zijn verschillende technieken voor waarvan we reeds enkele beschreven in vorige blogs of artikels op onze website.

Een tweede belangrijk kernpunt is het pro-actief opvolgen van de voortgang van het project. Zit je nog op schema ? Volg je het uitgestippelde plan wel zoals voorzien ? Voor deze opvolging zijn ook verschillende technieken beschikbaar, waarvan we er eentje hier nader gaan toelichten : Project Dashboards.

Je kan werken met KPI’s (Key Performance Indicators) of CSF’s (Critical Success Factors) of andere parameters. Het maakt niet uit hoe je ze benoemt. “Meten is weten” , maar meten kost ook tijd en geld. Belangrijk is dat je goed definieert wat je wil weten en meten, want je krijgt namelijk alleen wat je meet en niks anders. Tijd en geld spenderen aan metingen die geen toegevoegde waarde leveren zijn dan ook nutteloos.

Vorig jaar (2012) had ik de gelegenheid om een voordracht van Dr. Harold Kerzner bij te wonen in Brussel. Een unieke gelegenheid om deze projectmanagement goeroe in België te kunnen ontmoeten. Het onderwerp was van de lezing is ook de titel van zijn boek : “Project Management Metrics, KPIs, and Dashboards” waarvan ik nu een gepersonaliseerde versie in mijn collectie heb.

Een project dashboard is vergelijkbaar met het dashboard van je auto. Het biedt nuttige informatie om je veilig en accuraat te kunnen verplaatsen van A naar B (snelheid, kilometers, enz). Het geeft je ook informatie om pro-actief acties te kunnen inplannen (vb gaan tanken). In functie van de doelen kan het dashboard aangevuld worden met extra features zoals bijvoorbeeld een GPS. Die heb je niet nodig om naar je schoonmoeder te rijden, maar kan wel handig zijn bij je volgende trip naar Zuid Frankrijk via de N7.

Een project dashboard biedt dus “need to have” informatie die qua inhoud en presentatievorm is afgestemd op de gebruiker (project manager, de klant, enz) . Elke gebruiker wil bepaalde info op een bepaalde wijze gepresenteerd zien. Als passagier (klant) in een vliegtuig is het leuk om te weten hoe hoog en hoe snel je vliegt en hoe lang het nog duurt tot aankomst. Ook leuk en interessant voor de piloot (projectmanager), doch niet genoeg om je veilig en accuraat op je bestemming te brengen.

Sinds 1953 bevatten vliegtuig dashboards standaard 6 instrumenten : kunstmatige horizon, hoogtemeter, vliegsnelheid, kompas, rolindicator en stijg/daal-snelheid. Deze zijn vandaag nog steeds aanwezig in elk vliegtuig – soms analoog, soms digitaal en meestal aangevuld met nog enkele tientallen knopjes en wijzertjes (nice to have, but need to have in case of emergency).

JERI® is een merk van Knowliah. JERI staat voor “Just Enough Relevant Information” en dat is nu net waar het bij een project dashboard om draait. Geen data overload, maar een overzichtelijke presentatie van relevante informatie.

Qua presentatievorm zijn ook de mogelijkheden alleen beperkt door je eigen creativiteit. Een simpele A4 met bulletpoints of informatie blokken, een beknopte Powerpoint met 1 slide per onderwerp of betalende software oplossingen.

Wat verwacht ik te zien in een dergelijk dashboard :

Projectinhoud (Scope) :
- wat zijn de af te leveren resultaten, producten, diensten ?
- welke zijn reeds gerealiseerd ?
- welke zijn de goedgekeurde wijzigingen tov het initiële plan ?
Tijd :
- Waar zijn we ifv het initiële plan (baseline) ?
- Waar zijn we ifv het aangepaste plan ?
Kosten :
- Welk deel van het budget is reeds geconsumeerd / wat rest nog ?
- Hoeveel hebben we nog nodig om de doelen te bereiken ?
Problemen (Issues) :
- Welke problemen zijn gemeld en hoe worden deze opgelost ?
Risico’s :
- Zijn vooraf geïdentificeerde risico’s voorgevallen ?
- Zijn nieuwe risico’s ontdekt ?
Kwaliteit :
- Wat hebben we geleerd uit de voorbije periode ?
- Welke corrigerende acties zijn genomen ?
- Welke preventieve acties worden genomen ?