Project management of taken management ?

Project management is al vele jaren een echte hype en daar ben ik dan ook uitermate blij om. Waar project management of projectmatig werken vroeger alleen werd gebruikt bij grotere projecten of in grotere organisaties, zie ik dit nu (eindelijk) ook toegepast worden in kleinere organisaties en in diverse domeinen.

Maar elke medaille heeft een keerzijde. Dat is hier ook spijtig genoeg het geval.

Dankzij de project management hype, komen diverse project management methodes, systemen en theorieën meer onder de aandacht. Deze extra aandacht, samen met de technologische evolutie van cloud toepassingen en diverse apps op mobiele devices, maakt dat er een enorm aanbod is van zogenoemde project management software tools.

Wannabe project management software

Ik gebruik hier doelbewust de term “zogenoemde” omdat – naast de klassieke en reeds lang bestaande project management software oplossingen – er nu een bont allegaartje tools wordt gepromoot dat eigenlijk niet meer is dan een veredeld takenbeheer of to-do lijstje, aangevuld met een chatbox en opgesmukt met wat visualisaties zoals een Kanban bord.

Versta mij niet verkeerd ! Takenbeheer en het samenwerken in en rond taken in projecten is een uitermate belangrijk onderdeel van deftig project management. Maar project management – of project beheer – is veel meer dan alleen maar takenbeheer!

Ik juich elke oplossing toe die takenbeheer en vlotte samenwerking soepel en gemakkeijk toegangkelijk maakt. Maar spijtig genoeg wordt tegelijkertijd de indruk gewekt dat project management slechts alleen maar takenbeheer is. Mijn weinige haren op mijn hoofd gaan dan ook direct steil omhoog staan wanneer ik dergelijke dingen lees in advertenties en op websites van bedrijven die dit soort van takenbeheer oplossingen aanbieden.

om nog maar te zwijgen over de journalisten, bloggers, copy-pasters, enz die zonder enige kennis van zaken dit soort onzin klakkeloos overnemen en in veelvoud verspreiden over het internet.

Fake News Alert

To-Do lijsten (apps) zijn zeer handig om je hoofd leeg te maken en om deze things to do te ordenen en te structureren. Z zijn ook handig om via de juiste habits (gewoontes) de lijstjes af te werken en de dingen effectief ook gedaan te krijgen.
Zeer handig , maar dit is geen project management !

Een eenvoudig Kanban bord (To Do ; Doing ; Done), is een zeer handige visuele voorstelling van alle zaken die je moet doen , of waar je mee bezig bent. Het helpt ook om de prioriteiten en de afhankelijkheden van de taken in een ruimer perspectief te zien. Het kan je eventueel ook helpen om samen met collega’s of vrienden de taken te bespreken en het werk te verdelen.
Zeer handig , maar dit is geen project management !

Allerlei apps of webtoepassingen die online collaboration of samenwerken rond topics ondersteunen komen als paddestoelen uit de grond. Ze hebben bijna allemaal een chat functie waarmee je met elkaar in contact blijft zonder eindeloos emails heen en weer te moeten sturen. Je kan opteren voor open berichten naar het hele team of voor een privé chat met een collega. Alle communicatie blijft gelinkt aan de topic, de taak of het document.
Zeer handig , maar dit is geen project management !

Urenregistratie of tijdschrijven is belangrijk om voor het geleverde werk ook betaald te krijgen. Een duidelijk overzicht hebben op de gepresterde uren per taak of takenpakket is noodzakelijk voor de voortgangsrapportering. Extra functionaliteit om deze gepresteerde uren automatisch aan te rekenen of te factureren per project zijn best leuk.
Zeer handig , maar dit is geen project management !

Kalender overzichten om taken uit één of meer projecten te visualiseren zijn super handig. Zo zie je direct waar er nog wat ruimte is of waar het reeds goed vol zit. Echter een kalender geeft geen inzicht hoe lang taken duren en hoe taken aan elkaar gerelateerd zijn. Indien een taak onvoorzien langer duurt dan gepland, zal de kalender de andere taken niet automatisch aanpassen. Dus een hoop extra manueel planning werk. Een kalender is eigenlijk slechts een instrument om tijdblokken te reserveren voor specifieke activiteiten : meeting, document opmaken/afwerken, brainstorm sessie, workshop, enz. Een kalender maakt dus inherent deel uit van het takenbeheer.
Zeer handig , maar dit is geen project management !

Gedeelde opslaglocaties (shared drives) of cloud storage zijn vandaag zo goed als standaard aanwezig in elke werkomgeving waar collega’s samenwerken aan projecten of dossiers. Echter zonder duidelijke afspraken rond folderstructuur of naamgeving van bestanden, kan het al snel een chaos worden om het juiste document, of zelfs de juiste versie terug te vinden. Dan valt men al snel terug op het zelf bijhouden van een kopie op een andere locatie, of het gevraagde document per email of chat door te sturen aan de collega (die het dan misschien ook ergens apart zal gaan bewaren). Krachtige zoekfuncties die hele netwerken afzoeken al dan niet met inbegrip van cloud locaties, moeten helpen om snel en accuraat het juiste document met de juiste versie terug te vinden. Werkt perfect zolang enkele basis principes worden gerespecteerd en de hoeveelheid informatei niet te groot is.
Zeer handig , maar dit is geen project management !

Ik kan zo nog wel een eindje doorgaan om al die super handige apps en cloudoplossingen tegen het licht te houden en hun zogenoemde project management software label te doorprikken.

Wat is project management software dan eigenlijk wel ?

Project management is het toepassen van diverse technieken en werkwijzen om een idee of een nood te vertalen in een afgebakend en gefundeerd project plan en een project aanpak, die aansluiten bij de wensen en de criteria van de opdrachtgever, en die de beschikbare tijd en budget respecteren. Daarom dienen dan ook alle factoren die het project succes nadelig kunnen beïnvloeden zo goed mogelijk vooraf bekend te zijn, zodat je deze situatie kan omzeilen.

Bij project management gaat het hem niet alleen om de juiste uitvoering van de juiste taken op het juiste moment, maar het gaat hem ook over :
* al die randaspecten die maken dat een project vlot en soepel verloopt,
* dat teamleden ook echt samenwerken als een team en niet als losse individu’s,
* dat iedereen de juiste commmunicatie krijgt op het juiste moment in een voor hem/haar verstaanbare taal,
* dat kritische situaties tijdig worden herkend en pro-actief worden weggewerkt
* dat de workload bekend is en dat extra werk tot een minimum beperkt blijft
* dat tijdens de project realisatie er een redelijke tot accurate voorspelling mogelijk is over de nog nodige tijd en budget tot oplevering
* enz.

Dit scala aan aandachtspunten is zo ruim en divers dat het moeilijk te vatten is in één allesomvattende applicatie. Neem daarbij dat men meestal actief is in een multi-project of multi-dossier omgeving, dan dient dit soort applicaties al deze facetten te omvatten voor de volledige project portfolio, inclusief filter en rapportage mogelijkheden voor alle nivau’s van de organisatie.

Dit soort project management software oplossingen bestaan, doch zijn ook behoorlijk duur. Daarnaast dienen de software en de werkprocessen ook op elkaar afgestemd en afgesteld te worden. Het spreekt voor zich dat dit soort gepersonaliseerde oplossingen dan ook slechts in gespecialiseerde omgevingen operationeel zijn, waar het type van projecten/dossiers en werkprocessen deel uitmaken van het DNA van de onderneming.

In kleinere, meer dynamische en flexibele organisaties staat men dan voor de uitdaging om uit het overweldigende marktaanbod van “technische” oplossingen een selectie te maken die voldoende aansluit bij de noden. Dankzij de beschikbaarheid van “middelware” wordt het koppelen van uiteenlopende systemen redelijk eenvoudig. Zodoende kan project data vlot van de ene naar de andere applicatie overgedragen worden, zonder dure software ontwikkeling en met behoud van flexibiliteit. Het afstemmen van de gekozen oplossing(en) met de werkprocesen is mede bepalend voor het beoogde succes.

Conclusie

Ik ben helemal niet tegen het ruime aanbod van software oplossingen om tal van specifieke project management aspecten te faciliteren, maar ik huiver bij het feit dat vele van deze software producten als “project management software” gepromoot worden, terwijl zij die term niet eens waardig zijn.