December 2019. Zoals elk jaar doet Sinterklaas, samen met zijn Pieten, zijn ronde om kindjes te voorzien van mooi speelgoed en veel lekkers. Als eind december zijn piekperiode achter de rug is, bereikt hem zeer ernstig nieuws. In China is een nieuw virus ontdekt en het ziet er niet goed uit.
Wanneer in maart 2020 de WHO deze virus uitbraak een pandemie noemt en het officieel de naam Covid-19 krijgt, gaan er bij Sinterklaas en zijn Pieten al de eerste alarmbellen af. Het jaar 2020 zal een bijzonder en een moeilijk jaar worden.
Sinterklaas is natuurlijk een man van ervaring. Hij heeft al behoorlijk wat problemen meegemaakt en altijd de juiste oplossingen gevonden om elk jaar opnieuw de kinderen weer blij te maken. Ook in 2020 zal hij creatief en vindingrijk moeten zijn om tijdig alle pakjes afgeleverd te krijgen.
Een dergelijke klus op die schaal vraagt om een goede voorbereiding en planning. Tijdig beginnen is dus de boodschap. Opletten dat niks wordt vergeten of aan het toeval wordt overgelaten. Je wil het niet op je geweten hebben dat er ergens een pakje niet, of te laat, of verkeerd wordt afgeleverd. Dit kleine, maar ernstige voorval zou zijn goede reputatie van vele jaren teniet doen.
Brieven ontvangen en beantwoorden, speelgoed verzamelen en afleveringen voorbereiden, kinderfeestjes opluisteren, pers interviews geven. Het lijkt elk jaar hetzelfde, dus je zou verwachten dat dit nu een routineklus is geworden. Maar dat is niet zo. Elk jaar zijn de omstandigheden verschillend : de kinderen van vorig jaar zijn een jaartje ouder en hebben nu andere wensen of voorkeuren, er zijn nieuwe kinderen bijgekomen, en er zijn er ook weggevallen. Kinderen zijn verhuisd, dus de ronde dient aangepast te worden. Het speelgoed kent ook een evolutie en wordt groter, zwaarder, meer, enz. De meteorologische omstandigheden kunnen ook roet in de planning strooien. Sommige Pieten zijn op pensioen en andere Pieten staan te popelen om hun eerste bijdragen te leveren tijdens dit jaarlijkse, magische event. En nu komt daar ook nog een pandemie bij.
Maar Sinterklaas is een wijs man en zijn senior Pieten zijn wijze adviseurs. Hun project aanpak is al vele jaren op de proef gesteld en heeft zijn waarde al meermaals bewezen, maar dit jaar zijn er extra complicaties. Waarom niet een externe deskundige inschakelen om te kijken of ze niks over het hoofd hebben gezien. Gewoon even wat extra – externe – ogen laten meekijken en meedenken. Een “outsiders view” kan soms wonderen doen. Iets waar ze al jaren zelf met hun neus zeer dicht opzitten, kan onzichtbaar geworden zijn. Een externe adviseur merkt dat direct op en kan dus problemen voorkomen voor ze zich voordoen.
Senior Project Piet had mij al een tijdje in het oog en was geïnteresseerd in mijn pragmatische, down-to-earth project aanpak. Sinterklaas zelf bleek ook wel te vinden voor deze flexibele aanpak en was de suggestie van Senior Project Piet wel genegen.
Nadien kreeg ik te horen dat Senior Project Piet incognito aanwezig was tijdens een online netwerk event waar ik mijn kennis, ervaring en werkwijze heb toegelicht. Dat was toen blijkbaar voor hem het beslissingsmoment om mij te consulteren voor hun 2020 project.
Zodoende werd ik gecontacteerd door de Senior Project Piet om hun team te vervoegen tijdens de voorbereiding van de Sinterklaas ronde 2020. Uiteraard met de nodige discretie en geheimhouding ! Ik mag hier dus alleen vertellen over mijn medewerking en dus niks over het magische project plan zelf.
Sinterklaas en zijn Pieten team o.l.v. de Senior Project Piet hebben een fantastische project aanpak waar menig bedrijf jaloers op kan zijn. Ik heb zelf al behoorlijk wat jaren ervaring op de teller en al heel wat projecten gezien, maar ik was aangenaam verrast door hun deskundigheid. Echter – nadat de verbazing had plaatsgemaakt voor de ernst – bleken er hier en daar toch wat gaten in te zitten. Niks erg en niks onoverkomelijk, maar wel goed dat het tijdig werd opgemerkt zodat er nog voldoende tijd was om de nodige aanpassingen te doen.
Het was een leuke en magische samenwerking waarbij ik Sinterklaas en zijn Pieten team ook beter heb leren kennen. Sinterklaas zelf, Senior Project Piet, het project team en alle andere Pieten waren tevreden met mijn analytische kijk, mijn suggesties en de geïmplementeerde verbeteringen. Zij hebben nu een gerust gevoel dat de Sinterklaas ronde 2020 zo probleemloos mogelijk kan verlopen. Mocht er toch nog iets verkeerd gaan, dan ligt er een gepaste oplossing klaar.
