Timemanagement tips voor projectmanagers

Druk. Teveel werk. Te weinig tijd. Nog zoveel te doen...
Iedereen herkent zich hierin en toch zijn er enkele handige tips die plots extra tijd genereren. Probeer het eens met "overzicht", een helikopter view.

Ondanks het feit dat ik soms wat te perfectionistisch ben in details, heb ik ook graag overzicht en wil ik een meer generalistisch beeld, samenhang, structuur, ... Daarom voel ik ook dat een computerscherm mijn overzicht soms beperkt ; het scherm is te klein.

Ik heb graag papier. Het laat mij toe om op allerlei momenten ideeën neer te krabbelen, deze op latere momenten aan te vullen en te herstructureren in functie van de situatie. Deze ideeën en aanvullingen bewaar ik in L-mapjes voor later gebruik.

Ik geloof in de waarde van GTD (Getting Things Done - David Allen) maar ik heb dit model nog niet helemaal kunnen kneden naar mijn hand, zodat het ook past in mijn manier van leven en werken.

Wat ik wel toepas - en wat ik dan ook iedereen kan aanraden - is het organiseren van plan- en reflectiemomenten. Ik tracht zoveel mogelijk het volgende stramien te handhaven :

  • Dagelijks :
    • 's morgens : het actielijstje van deze dag (dat de avond ervoor werd opgemaakt)
    • 's avonds : wat werd vandaag gerealiseerd en wat dient te worden ingepland voor de volgende dagen/weken
  • Wekelijks :
    • Begin v/d week : plan uw acties over de verschillende dagen ifv de vrije blokken
    • Einde v/d week :
      • wat werd deze week gerealiseerd ?
      • wat dient de volgende week gedaan te worden, plus minimaal 1 week verder (mbt te nemen voorbereidingen) ?
  • Maandelijks :
    • Begin v/d maand : plan uw acties over de verschillende weken ifv afspraken, mijlpalen en deadlines
    • Einde v/d maand :
      • wat werd deze maand gerealiseerd ?
      • wat dient de volgende 4 weken gerealiseerd te worden (mbt te nemen voorbereidingen) ?
timemanagement

Deze reflecties doe ik op basis van doelstellingen, projecten en mijn L-mapjes met ideeën en krabbels. Zodoende plan ik mijn "next actions". De informatie in de mapjes groeit organisch tot het moment dat ik de actie(s) ook kan uitvoeren en afwerken in mijn "maak-tijd".

Papier kan gedigitaliseerd worden en de werkwijze geautomatiseerd, maar ik heb wel geleerd dat teveel technologie in een te vroeg stadium, eerder remmend dan bevorderend werkt. Tracht dus eerst een systeem op poten te krijgen dat werkt, en denk dan pas aan automatisatie. Hou ook ruimte voor flexibiliteit en groei.

Het moment dat je voelt dat de motivatie het overneemt van de discipline, dan ben je op goede weg. Dan maakt jouw systeem deel uit van jouw leven/werken.

Alle commentaren en tips zijn welkom !