Dit artikel is verschenen in CxO magazine #108 van OKT-NOV 2012.
Van idee naar resultaat via een pragmatische maar gestructureerde aanpak.
In deze artikelreeks trachten we klaarheid te scheppen in de veelheid aan informatie die men kan vinden in literatuur en op het internet betreffende projectmanagement en het praktisch / pragmatisch gebruik van deze info.
Het is niet de bedoeling om één of andere methode te prefereren boven een andere. Afhankelijk van het type project en/of de omgeving waar het zich bevindt, zal een bepaalde “standaard” aanpak toch altijd enige personalisatie dienen te krijgen om praktisch toepasbaar te worden. Een COTS (Custom of the Shelf) of Out-of-the-Box oplossing bestaat namelijk niet in projectmanagement.
Projectmanagement wordt dikwijls als techniek en/of hulpmiddel ingeroepen om nieuwe teleurstellingen of ontsporingen in toekomstige projecten te vermijden. Dit statement impliceert dat er inderdaad al teleurstellingen en ontsporingen geweest zijn in voorbije projecten en dat men in projectmanagement een oplossing ziet. Voordat we nu deze oplossing uit de doeken doen, toch eerst wat voorafgaande info.
Wat is een project ?
Een project is een unieke uitdaging die start en stopt op een specifiek tijdstip met als bestaansreden een welomschreven doel te realiseren binnen bepaalde beperkingen (meestal tijd en budget). Dit is dus duidelijk verschillend van repetitief werk (Repetitief werk kan echter wel projectmatig aangepakt worden). Projecten kunnen dus wel gelijkaardig zijn, doch niet identiek.
Projectmanagement is het pro-actief benaderen van het projectresultaat en de daarbij horende aanvaardingscriteria ifv de opgelegde belemmeringen en vereisten: tijd, budget, kwaliteit, mensen, materialen, risico’s, enz. Het zet dus aan om alle elementen grondig te ta analyseren en evalueren, te structureren, het geheel goed te organiseren en duidelijk te coördineren opdat het projectverloop en het projectresultaat aan alle verwachtingen zal voldoen. Een succesvol project is dus meer dan het afleveren van een resultaat. Het is het afleveren van afgesproken resultaat binnen budget, tijd, enz.
Ontstaan.
Wat er vandaag beschikbaar is aan projectmanagement knowhow en technieken, is deels ontstaan uit trial & error en deels uit wetenschappelijke studie. Dit gaat zelfs terug tot de jaren 1800 waar Taylor en Gantt werkanalyses uitvoerden op grote investeringsprojecten, teneinde meer output te verkrijgen met minder mankracht. (zie ook pm_geschiedenis).
Vanaf de jaren ’60 werd deze knowhow door internationale organisaties in een “handboekvorm“ vastgelegd. Momenteel zijn PMI® (PMBoK®, PRINCE2™ en IPMA het meest voorkomend als standaard of methode. Andere benaderingen zoals ITIL, Agile, Scrum, enz zijn varianten of combinaties om specifieke projecttypes of situaties te dienen (vb softwareontwikkeling).
Begin bij het einde – een gefaseerde aanpak.
Het projectresultaat komt er niet zomaar. Er gaat een realisatietraject aan vooraf. Deze realisatie wordt op zijn beurt voorafgegaan door een studie welke de verschillende oplossingen afweegt. Elk van deze fases heeft een specifiek doel dat bijdraagt aan het project succes.
Een goede projectmanagement aanpak, begint dus bij de analyse van het eindresultaat, de (klant)vereisten, de aanvaardingscriteria, enz. Deze doelstellingen worden duidelijk geformuleerd in een Project Charter (PMI®) of Project Brief (Prince2™), waarna ze verder worden ontrafeld in de project scope dmv de WBS of PBS techniek. Dan wordt een gefaseerd verloop gedefinieerd waarbij tussenresultaten en tijdstippen (mijlpalen) worden vastgelegd. Bij elke “gate” wordt getoetst of aan de opgelegde voorwaarden is voldaan om verder te gaan. Deze voortgangscontrole kan ook binnen elke fase op een lager detailniveau.
