Dit artikel is verschenen in CxO magazine #110 van DEC 2012.
Structuur als checklist voor een beter beheer.
Wanneer men een projectidee tracht te beschrijven, blijft men dikwijls te oppervlakkig. De euforie over het concept en het optimisme mbt de haalbaarheid staan realisme in de weg. Duidelijkheid over de inhoud, omvang en complexiteit komen later; soms echter te laat.
In dit 2de artikel zetten we een interessante techniek in de spotlight : de Work Breakdown Structure (afgek. WBS). Het project wordt ontrafeld in elementaire bouwstenen, als basis structuur voor een gecontroleerd beheer.
Lees hier het eerste artikel in deze reeks
Ongeacht of men een klassieke “Waterfall” projectaanpak hanteert of een moderne “Agile” methode, voorafgaandelijk inzicht in het eindresultaat en de werkomvang zijn toch gewenst om een succesvol projectverloop te garanderen.
Hoe krijg je nu snel inzicht en structuur in de project inhoud en -omvang, ook wel project scope genoemd ? Een veelgebruikte techniek is de WBS : Work Breakdown Structure. Hierbij wordt het project eindresultaat opgedeeld in bouwstenen, die op hun beurt ook verder kunnen gedetailleerd worden. Bij de WBS heeft men als uitgangspunt “werkpakketten” (die iets opleveren) in tegenstelling tot de PBS – Product Breakdown Structure waar men spreekt over “productonderdelen” (die werk vereisen). Beide technieken zijn verder gelijklopend.
Bouwstenen en projectafbakening
De decompositie in bouwstenen wordt meestal grafisch voorgesteld. Bijgaand figuurvoorbeeld is louter illustratief. Er bestaan weinig of geen geschreven regels over de juiste opbouw van een WBS. Toch wil ik hier enkele tips meegeven die kunnen helpen bij de opmaak van de WBS structuur :
- Volgens het logische projectverloop
- Per departement of organisatie eenheid
- Technologie gerelateerd
- Per hoofdstuk, per thema, …
- Geografisch, …
De WBS wordt bij voorkeur gemaakt door een team tijdens een groep sessie. Volgende technieken kunnen o.a. aangewend worden om informatie op papier te krijgen :
- Brainstorming, Mindmapping, Bubble chart, …
- Brown Paper session
- Top-Down en/of Bottom-Up benadering
- …
De complexiteit van het project idee bepaalt mee de tijd die nodig is om tot een zo volledig mogelijke WBS te komen. Hierbij is het ook belangrijk dat men de juiste keuzes maakt in de afbakening van het project : wat neemt men mee op in de scope en wat niet. Men kan niet alles tegelijk doen, dus neen zeggen tegen bepaalde aspecten maken het project beheersbaar. Deze afbakening (wat wel, wat niet) brengt duidelijkheid in de doelstellingen van het project.
Graad van detail in de WBS.
Qua detaillering zijn ook de meningen verdeeld. Veel is ook afhankelijk van het type project en de omvang. Waar de ene genoegen neemt met werkpakketten van 40 uur, is er voor de andere meer of minder detail nodig. Voor projecten die iets langer duren, worden meestal slechts de eerstvolgende 3 maanden in voldoende detail gepland (bouwstenen van 1-2 weken werktijd) en blijven de daaropvolgende maanden meer algemeen (blokken van 1-2 maanden werktijd). Verdere detaillering volgt dan naarmate het project opschuift in de tijd.
Overzichtelijk resultaat.
Het voordeel van deze werkwijze is dat het enerzijds een duidelijk inzicht geeft in de inhoud, omvang en complexiteit van het project, maar anderzijds ook een houvast biedt om het project gestructureerd te beheren. Elke bouwsteen kan op zijn detailniveau geanalyseerd worden naar benodigd realisatie budget, realisatie tijd, vereiste competenties, risico’s, kwaliteitscriteria, enz.
Het samenvoegen van al deze detail info geeft een totaaloverzicht over de project scope, het project budget en de project planning (tijd) ; met name de 3 belangrijkste beheers elementen in project management.
Meer info over WBS : PMI website (Engelstalig)
