In vele projectmanagement handboeken staat dat er een “RAM – Responsibility Assignment Matrix” dient opgemaakt te worden. Met andere woorden : wie is verantwoordelijk voor wat ?
Hoe pak je dat pragmatisch aan ? Enkele tips.
Waar je in een klassieke bedrijfsstructuur verantwoordelijkheden koppelt aan (hiërarchische) functies, worden deze binnen een projectteam verdeeld over rollen.
Hoe koppel je nu verantwoordelijkheden (en mandaten) aan rollen ?
Een eerste oplossing is om werkprocessen te beschrijven en dan het RASCI model toe te passen :
- R : Responsible – zorgt ervoor dat het realisatieproces wordt uitgevoerd zoals afgesproken (proceseigenaar).
- A : Accountable – is verantwoordelijk voor het eindresultaat
- S : Support – heeft een ondersteunende, helpende rol in het realisatieproces
- C : Consultant – kan geraadpleegd worden indien nodig
- I : Informed – wordt op de hoogte gehouden van de voortgang en resultaat
Uiteraard zijn er van dit model vele varianten en gepersonaliseerde versies. Dit model vereist echter dat de processen vooraf voldoende bekend zijn en dat ook de rolverdeling min of meer duidelijk is.
Dit is erg handig om bestaande processen te optimaliseren of nieuwe processen te creëren op basis van gelijkaardige bestaande processen. Maar wat met volledige nieuwe activiteiten ? Dan komt oplossing 2.
Een tweede oplossing steunt op organische groei aan kennis en competentie binnen een team om zich enerzijds preventief en pro-actief te organiseren en om anderzijds kordaat en accuraat te reageren op specifieke situaties. Hoe pakken we dit aan ?
Gebruik een groot vel papier (flipchart) of whiteboard en teken een raster. Verticale kolommen zijn de namen van de teamleden en horizontale lijnen zijn situaties. Op de knooppunten noteer je wie op welke wijze heeft gereageerd. Na verloop van tijd (reflectie- & leermoment) kan je het volgende afstemmen :
- situaties verdelen in categorieën
- situaties groeperen in types
- best-practice pro-/re-actie definiëren
- aanduiden wie het best geplaatst is om pro- of re-actief te handelen
- acties en communicaties formaliseren
Dit zijn slechts 2 mogelijke oplossingen om tot een RAM te komen. Ik ben ervan overtuigd dat er meer zijn.
Daarom mijn oproep naar jullie om zoveel mogelijk ervaringen en tips te delen. Dank bij voorbaat.
